Le premier entretien téléphonique est capital ! La voix d’un candidat, son rythme, ses intonations, sa tenue au téléphone vous en diront beaucoup sur lui. Autant d’indices qu’il faut savoir lire, traduire et interpréter pour gagner en temps et en efficacité lors de votre processus de recrutement.
Conseil n°1 : gardez toujours à l'esprit que les enjeux de cet appel téléphonique sont importants !
Après avoir rédigé l’offre d’emploi, reçu et trié les candidatures, l’entretien téléphonique avec les profils qui vous intéressent constitue la seconde étape du processus de recrutement. Elle est cruciale car elle va vous permettre d’affiner votre sélection jusqu’à dénicher votre recrue idéale. Attention : si vous en profitez pour juger le candidat, lui aussi en profitera pour vous scanner. Il peut arriver qu’un candidat vous plaise, que vous ayez envie de poursuivre avec lui, mais que celui-ci n’en ait plus envie après l’entretien téléphonique, parce que vous n’avez pas su lui faire passer les bons messages. C’est à vous d’être persuasif pour sortir du lot et vous distinguer de la concurrence.
Conseil n°2 : déterminez le type d'appel à passer.
Il en existe deux : Le premier concerne les CDD ou les missions d’intérim. Il s’agit de faire un point rapide avec le candidat sur les données essentielles du contrat : ses attentes et les vôtres en termes de missions, de rémunération et de profil de poste. Le candidat vous jugera sur votre capacité d’écoute, votre motivation à lui faire intégrer votre entreprise et votre niveau de discours (simplicité, efficacité, respect, cordialité).
Le second type d’appel téléphonique concerne les contrats plus longs, les CDD longs renouvelables, les CDI, la mobilité interne. L’entretien téléphonique sera plus long et plus approfondi, et abordera en détail les points mentionnés ci-dessus. Vous misez gros car vous pariez sur le long terme : soyez donc très attentif à l’image que vous renverra le candidat, à votre ressenti comme à votre jugement, tant sur la forme que sur le fond de ses réponses. Cependant, ne perdez jamais de vue que le candidat vous jugera également avec les mêmes critères.
Conseil n°3 : soyez dans le bon timing pour recontacter le candidat
Soyez réactif ! Si vous pensez avoir trouvé le candidat idéal en lisant son CV, ne tardez pas à le contacter : il est fort probable que vos concurrents le repéreront également. Le premier recruteur à se manifester bénéficie d’un bonus psychologique favorable de la part du candidat. Mais ne vous précipitez pas non plus, car cela peut créer un sentiment de méfiance. Il faut savoir équilibrer les choses : ne rappelez pas dans l’heure qui suit la réponse du candidat à votre offre. Prenez le temps de préparer et de mûrir l’appel. Mais ne rappelez pas non plus trois jours plus tard : il sera peut-être trop tard. L’idéal est de prendre contact le lendemain de sa réponse à votre offre, ou de l’envoi de sa candidature spontanée.
Conseil n° 4 : montrez au candidat votre envie de le rencontrer.
Lors de ce premier contact téléphonique, n’oubliez pas qu’au-delà de la pertinence de ce qui est dit, votre ton et votre voix en disent long sur vous et votre entreprise. Soyez vous-même, spontané et naturel, mais essayez d’insuffler à votre voix une dynamique et un entrain qui montreront au candidat votre envie de le recruter au candidat. Ne parlez pas trop vite, soyez calme, mais efficace et gardez le rythme, ne laissez pas les blancs gênants s’installer, d’où l’importance de bien préparer ce moment en amont. Essayez de ne jamais perdre l’attention de votre interlocuteur. Vous êtes le narrateur de son avenir, donnez-lui envie d’en savoir plus, d’aller au bout de l’aventure, sans emphase mais avec un enthousiasme communicatif. Faites-lui sentir, aussi, que vous savez qui il est et que cela vous plaît. Veillez à ne pas exprimer de sentiments négatifs dans votre voix : impatience ou ennui. Montrez-lui que vous avez fait de cet appel une priorité : ne laissez pas votre autre téléphone sonner toutes les 5 minutes, ne répondez pas à vos e-mails en même temps, ne faites rien d’autre que cet appel.
Conseil n°5 : Restez en accord avec le ton de votre offre d'emploi
Cela donnera au candidat un sentiment de sécurité et de fiabilité. Il aura le sentiment que vous dites ce que vous faites et que vous faites ce que vous dites, ce qui est déterminant. Le ton de votre entretien, comme celui de votre annonce, doit être en résonance avec votre marque employeur. Il doit être cohérent avec vos valeurs, votre esprit d’équipe, votre collectif, votre souci du bien-être au travail de vos collaborateurs, etc. Vous devez donner les mêmes assurances à votre candidat, et être capable de dire exactement à votre interlocuteur quelles sont vos attentes, vos possibilités et vos limites.
Conseil n° 6 : Expliquez-lui la suite du processus de recrutement pour l'aider à se projeter
À la fin de l’entretien téléphonique, prenez le temps de remercier le candidat, puis de lui exposer le déroulement de la suite du processus : accordez une attention particulière à cette dernière étape, car c’est la dernière et la plus forte impression que vous laisserez au candidat. Les candidats ont besoin d’avoir une idée claire du processus de recrutement afin de pouvoir se projeter dans le poste. Cela vous permet de leur donner un sentiment de stratégie et une vision commune, et donc de les impliquer dans leur mission auprès de vous.
Donnez à votre interlocuteur un aperçu concret de l’entretien d’embauche à venir, en indiquant que vous êtes ouvert à ses questions. Expliquez-lui quels seront vos critères de sélection, et vous pouvez, à cette occasion, lui demander quels seront les siens, afin de le mettre sur un pied d’égalité dans le jeu. Cela vous donnera des pistes de réflexion pour réussir, de votre côté, l’entretien d’embauche, en lui faisant des propositions très personnalisées et en sortant du lot.
Outre l’entretien d’embauche, évoquez avec lui les modalités de son intégration dans l’entreprise, dans son service, de sa période d’essai, de son éventuelle période de formation, etc. Parler d’un avenir moins immédiat, au-delà de l’entretien, lui permettra également de se projeter plus facilement.
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