Comment organiser au mieux le télétravail en tant qu'employeur ?

La crise du Covid-19 a considérablement accéléré l’usage du digital dans notre quotidien. Les télécommunications en font partie ! Pour les emplois qui ne nécessitent qu’un ordinateur (et un cerveau !), le travail à distance s’est avéré très utile pendant une pandémie. Plus qu’une simple solution pour respecter les mesure de distanciation, le travail à distance est devenu une nouvelle façon de façonner le travail. Mais se pose alors la question des relations sociales, ainsi que les nouveaux enjeux liés au management à distance. Comment gérer au mieux une équipe en télétravail? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Le télétravail s’impose dans notre quotidien professionnel

Télétravail : comment l’organiser au mieux au sein de votre entreprise ?

Que cela plaise ou non, le travail à distance fait désormais parti de notre quotidien. À l’évidence, le télétravail (ou remote) n’a pas été inventé pendant la crise du Covid-19. Mais cet événement a fortement contribué à le populariser dans les entreprises depuis 2020. Depuis, les collaborateurs et les employeurs ont été globalement séduits par ce mode de travail.

Pourquoi le télétravail est-il si important aujourd’hui ? Tout simplement parce qu’il répond à des besoins de société : gain de temps, meilleur équilibre vie professionnelle/vie personnelle, plus d’autonomie, facteurs de motivation, économie sur le coût des locaux, diminution de l’absentéisme… La liste est longue !

A tel point qu’il est devenu nécessaire de le mentionner sur vos offres d’emploi. Parce que le home-office est désormais plébiscité par les candidats en quête de leur prochaine opportunité de carrière.

Gestion d'équipe à distance efficace : la communication est essentielle 

La question du travail à distance soulève de nouveaux enjeux et défis auxquels sont confrontés, notamment pour les managers et les équipes RH. Le plus important est de conserver le lien et d’établir un climat de confiance (réciprocité).

Une bonne communication évitera aux employés de se sentir isolés chez eux. Mais cette communication ne doit pas être trop intrusive pour autant. C’est un équilibre délicat à trouver.

Par ailleurs, force est de constater que les relations professionnelles sont indéniablement biaisées par la distance. Quoi qu’en disent les adeptes du 100% à distance, une relation par caméra interposée n’est pas équivalente à une discussion en face à face au bureau. Il est donc important d’en être conscient si vous choisissez le télétravail dans votre entreprise (qu’il soit partiel ou total).

Par exemple, la réactivité dans les échanges d’information peut être affectée : il est plus rapide de communiquer en face à face que d’attendre que le collaborateur ait vu votre message Slack. La question se pose également lorsque vous devez intégrer un nouveau collaborateur à distance.

Management à distance : plus de préparation avant l'échange 

Pour piloter efficacement vos équipes à distance, vous devez préparer soigneusement toutes vos communications à distance (réunions de service, entretiens individuels, présentations clients, etc.) Encore plus qu’en présentiel, assurez-vous que vous avez bien transmis toutes les informations nécessaires :

  • Liens de connexion
  • La durée de l’échange
  • Objectifs de la réunion
  • Tutoriels pour présenter l’outil utilisé

Ce dernier point est encore trop souvent négligé. Mieux vaut prendre le temps d’écrire quelques lignes pour expliquer comment se connecter à la réunion (ou d’inclure quelques captures d’écran ou vidéos explicatives pour les logiciels les plus complexes) que de se retrouver tout seul le jour J. Vos interlocuteurs doivent comprendre rapidement comment se connecter et utiliser l’outil, sans être bloqués pour des raisons techniques.

Un autre élément essentiel est d’anticiper les étapes de l’échange afin que le temps imparti soit optimisé et respecté. Si vous dépassez l’heure de fin, attendez-vous à ce que vos collaborateurs écoutent d’une oreille le reste de la réunion. En d’autres termes, le travail à distance doit être l’occasion d’aller à l’essentiel et d’éviter le syndrome de la “réunionite aiguë”

Réussir à créer du lien malgré la distance 

Nous l’avons déjà dit et nous le répétons : instaurer la confiance est le plus grand défi pour tout manager gérant une équipe en télétravail. Plus que jamais, le lien social est essentiel. Ainsi, consacrer 10 minutes de votre temps pour échanger de manière informelle avec vos collaborateurs n’est pas une mauvaise chose, bien au contraire.

Voici quelques idées pour créer facilement du lien social avec votre équipe à distance :

  • Brisez la glace avec des questions plus personnelles (par exemple, quelle est votre musique préférée pour travailler ?)
  • Mettez en place des challenges entre équipes (objectifs à atteindre, événements à organiser, posts sur les réseaux sociaux, etc.)
  • Créez un canal dédié aux sujets non liés au travail (#just-gifs)
  • Faire autant que possible de la visio (avec caméras), que ce soit pour des échanges entre équipes ou en 1 à 1
  • Désigner un parrain dédié à chaque nouvelle recrue pour faciliter son intégration.

Ce lien social est encore plus important si vous devez annoncer des nouvelles difficiles ou mauvaises à distance. Vous pouvez alors opter pour des processus plus formels (comme un système de coaching spécialement dédié aux employés qui n’atteignent pas leurs objectifs). L’idée est que la relation, et plus globalement la productivité de vos équipes, soit aussi qualitative qu’en face à face.

Quels outils pour organiser au mieux le télétravail?

Une bonne communication à distance nécessite des outils de télétravail efficaces. Car le télétravail n’est viable que si vos équipes utilisent les bons outils de communication et d’organisation. On peut citer :

  • Pour le travail collaboratif : Slack, Microsoft Teams, Discord, etc.
  • Pour le courrier électronique : Gmail, Outlook, etc.
  • Pour les vidéoconférences : Zoom, Google Meet, Skype, Teams, Hangout, etc.
  • Pour la gestion de projet : Trello, Asana, Notion, etc.
  • Pour partager des fichiers volumineux : Dropbox, Google Drive, Smash

Pour gérer une équipe en télétravail, vous devez adapter votre communication aux nouveaux outils et usages. Le tout avec bienveillance ! Résultat : des collaborateurs épanouis et impliqués, malgré la distance.

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